DESAIN
& STRUKTUR ORGANISASI
A.
Pengertian Sruktur dan Desain Organisasi
Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:
1. Pembagian tugas (division of labor)
Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena:
a) Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian
b) Mengurangi kebutuhan pelatihan
c) Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas
d) Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas
e) Pengendalian kualitas lebih baik
B. Departementasi
Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:
a) Departementasi fungsional
Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.
b) Departementasi atas dasar produk
Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal.
c) Departementasi atas dasar wilayah
Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.
d) Departementasi atas dasar pelanggan
Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang berbeda secara signifikan.
Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:
1. Pembagian tugas (division of labor)
Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena:
a) Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian
b) Mengurangi kebutuhan pelatihan
c) Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas
d) Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas
e) Pengendalian kualitas lebih baik
B. Departementasi
Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:
a) Departementasi fungsional
Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.
b) Departementasi atas dasar produk
Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal.
c) Departementasi atas dasar wilayah
Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.
d) Departementasi atas dasar pelanggan
Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang berbeda secara signifikan.
C.
Model desain organisasi
1. DIMENSI KOMPLEKSITAS
Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi dalam
organisasi.
Jumlah judul pekerjaan ditingkat wewenang yang berbeda dalam suatu organisasi.
Diferensiasi horozontal = pemisahan horisontal
diantara unit-unit.
Diferensiasi Spasial = sebaran secara geografis.
Diferensisi vertikal = kedalaman struktur
organisasi.
Diferensiasi makin meningkat -> kompleksitas
meningkatà tingkatan heirarki bertambah.
Akibatnya:
(1)
semakin besar distorsi/miskomunikasi
(2) makin
sulit koordonasinya
(3) makin
sulit melakukan pengawasan
Struktur organisasi yang tinggi (tall) -> banyak
lapisan heirarki
- Struktur yang
tinggi mengakibatkan supervisi dan kontrol yang “berorientasi kepada
atasan” yang lebih kuat, koordinasi dan komunikasi
lebih rumit karena jumlah lapisan
yang harus dilalui oleh perintah dan feedback jadi
lebih banyak.
Struktur organisasi yang datarn -> sedikit
lapisan heirarchi
- Struktur datar, komunikasi dan koordinasi
lancar, tetapi mengurangi peluang kenaikkan
jabatan, karena posisi manajer lebih sedikit.
2. DIMENSI FORMALISASI
Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi distandardisasi, dan sejumlah peraturan yang mengaturperilaku mereka. Makin tinggi formalisasi, makin sedikit pemegang kerja punya kebebasan mengenaiapa yang harus dikerjakan.
Pegawai menangani masukan yang sama dengan cara yang sama, dan menghasilkan keluaran yangsama dan konsisten. Formalisasi rendah pegawai punya banyak kebebasan untuk mengambilkebijakan dalam pekerjaan.
Ada
manual mengenai kebijakan dan prosedur (SOP = standard
Operation
Procedure). Keberadaanformalisasi sangat tergantung dari;
(1) unskilled vs profesional
(2) pekerjaan yang berulang-ulang vs perlu
inisiatif
(3) kedudukan dalam heirarki di organisasi
(4) Bagian produksi vs bagian penelitian,
marketing
(5) meningkatkan prestasi agar biaya rendah
(sistim ban berjalan)
3. DIMENSI SENTRALISASI
(1)Tingkat dimana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi.
(2) Penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan
dalam organisasi.
(3) Derajad dimana manajemen puncak mendelegasikan
wewenang dalam membuat keputusan
D.implikasi
manajerial desain dan struktur organisasi
Pengorganisasi (organizing) merupakan proses
penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya
baik intern maupun ekstern. Ada dua aspek utama dalam organisasi yaitu
departementasi dan pembagian kerja merupaka dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan, "Organisasi yaitu
setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama." Sedangkan
Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu "Suatu system
aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih".
Desain dan Struktur Organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar