perubahan dan pengembangan organisasi

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

A. PENGERTIAN PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

PENGERTIAN PERUBAHAN ORGANISASI

Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

PENGERTIAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.

B. LANGKAH-LANGKAH PERUBAHAN ORGANISASI

Langkah langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi, Langkah tersebut terdiri dari :

1.   Mengadakan Pengkajian : Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak tersedia sebelumnya.

2.   Mengadakan Identifikasi : Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

3.   Menetapkan Perubahan : Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

4.   Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

5.   Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

6.   Mengadakan perubahan struktur organisasi.

7.   Mengubah sikap dan perilaku pegawai.

8.   Mengubah tata aliran kerja.

9.   Mengubah peralatan kerja.

10.        Mengubah prosedur kerja.

11.        Mengadakan perubahan dalam hubungan kerja antar-personal.

C.  PERENCANAAN STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

D.IMPLIKASI MANAJERIAL

Pada bagian ini peneliti menyajian bergagai implikasi kebijakan yang dapat dihubungkan dengan temuan-temuan yang dihasilkan dalam penelitian ini. Implikasi manajerial memberikan kontribusi praksis bagi manajemen.

desain & struktur organisasi

DESAIN & STRUKTUR ORGANISASI

A.    Pengertian Sruktur dan Desain Organisasi
        Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas  diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:

1.      Pembagian tugas (division of labor)
        Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara  berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena:
a)      Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian
b)      Mengurangi kebutuhan pelatihan
c)      Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas
d)     Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas
e)      Pengendalian kualitas lebih baik

B.      Departementasi
        Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok.   Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:
a)      Departementasi fungsional
        Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling  terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama.  Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.
 b)      Departementasi atas dasar produk
        Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal.
c)      Departementasi atas dasar wilayah
      Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.
d)     Departementasi atas dasar pelanggan
        Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang  berbeda secara signifikan.

C. Model desain organisasi

1. DIMENSI KOMPLEKSITAS

Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi dalam organisasi. 

Jumlah judul pekerjaan ditingkat wewenang yang berbeda dalam  suatu organisasi.

Diferensiasi horozontal = pemisahan horisontal diantara unit-unit.

Diferensiasi Spasial = sebaran secara geografis.

Diferensisi vertikal =  kedalaman struktur organisasi.

Diferensiasi makin meningkat -> kompleksitas meningkatà tingkatan heirarki bertambah.

Akibatnya:

        (1) semakin besar distorsi/miskomunikasi

        (2) makin sulit koordonasinya

        (3) makin sulit melakukan pengawasan

Struktur organisasi yang tinggi (tall) -> banyak lapisan heirarki

       - Struktur yang tinggi mengakibatkan supervisi dan kontrol yang “berorientasi kepada

atasan” yang lebih kuat, koordinasi dan komunikasi lebih rumit karena jumlah lapisan 

yang harus dilalui oleh perintah dan feedback jadi lebih banyak.

Struktur organisasi yang datarn -> sedikit lapisan heirarchi

 - Struktur datar, komunikasi dan koordinasi lancar, tetapi mengurangi peluang kenaikkan

jabatan, karena posisi manajer lebih sedikit.

2. DIMENSI FORMALISASI

Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi distandardisasi, dan sejumlah peraturan yang mengaturperilaku mereka. Makin tinggi formalisasi, makin sedikit pemegang kerja punya kebebasan mengenaiapa yang harus dikerjakan. 

Pegawai menangani masukan yang sama dengan cara yang sama, dan menghasilkan keluaran yangsama dan konsisten. Formalisasi rendah pegawai punya banyak kebebasan untuk mengambilkebijakan dalam pekerjaan.

Ada manual mengenai kebijakan dan prosedur (SOP = standard Operation Procedure). Keberadaanformalisasi sangat tergantung dari;

  (1) unskilled vs profesional

  (2) pekerjaan yang berulang-ulang vs perlu inisiatif

  (3) kedudukan dalam heirarki di organisasi

  (4) Bagian produksi vs bagian penelitian, marketing

  (5) meningkatkan prestasi agar biaya rendah (sistim ban berjalan)

3. DIMENSI SENTRALISASI

(1)Tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi.

(2) Penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan dalam organisasi.

(3) Derajad dimana manajemen puncak mendelegasikan wewenang dalam membuat keputusan

D.implikasi manajerial desain dan struktur organisasi

Pengorganisasi (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Ada dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja merupaka dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan, "Organisasi yaitu setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama." Sedangkan Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu "Suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih". 

Desain dan Struktur Organisasi

pengambilan keputusan dalam organisasi

Definisi keputusan dalam organisasi

Keputusan adalah suatu pemutusan atau pengakhiran dari pada suatu proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem, untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjadikan pilihan pada salah satu alternative tertentu. Atmosudirsjo S Prajudi(1982:87).

Setelah pengertian keputusan disampaikan, perlu pula diikuti dengan pengertian tentang “pengambilan keputusan”. Beberapa pengertian tentang pengambilan keputusan menurut beberapa buku :

1. Pengambilan keputusan yaitu hal yang dilakukan oleh ketua dalam suatu kegiatan yang dilakukan dalam organisasi untuk mengambil suatu tindakan atau pilihan yang harus dilakukan yang akan menghasilkan keputusan untuk kebaikan bersama (stephen P.Robbins: manajemen).

2. Pengambilan keputusan yaitu proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah dalam organisasi. J. Salusu (1966:47).

Pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Mengambil keputusan kadang-kadang mudah tetapi lebih sering sulit sekali. Kemudahan atau kesulitan mengambil keputusan tergantung pada banyaknya alternatif yang tersedia. Semakin banyak alternatif yang tersedia, kita akan semakin sulit dalam mengambil keputusan. Keputusan yang diambil memiliki tingkatan yang berbeda-beda. Ada keputusan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap organisasi, tetapi ada keputusan yang dapat menentukan kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu, hendaknya mengambil keputusan dengan hati-hati dan bijaksana.

Jenis-jenis keputusan organisasi

Secara umum keputusan dibedakan menjadi 2 keputusan yang diprogramkan (program decision) melibatkan masalah-masalah yang sederhana, umum, dan kerap terjadi dimana solusinya telah ditentukan sebelumnya. dan keputusan yang tidak diprogramkan (non-programmed decision) masalah-masalah lain yang lebih rumit.Louis E Boone dan David L. Kurtz (2007 : 394).

Jenis keputusan dibagi menjadi tiga macam :

1. Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin.

2. Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat sebagai keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan.

3. Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penangananya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak sengaja terjadi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan sebagai berikut :

1. Kondisi/kedudukan.

Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut :

A. Letak posisi; dalam hal ini apakah is sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).

B. Tingkatan posisi; dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.

2. Masalah

Masalah atau problem adalah apa yang menjadi peng-halang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.

3. Situasi

Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut :

A. Faktor-faktor yang konstan (C), yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaanya.

B. Faktor-faktor yang tidak konstan, atau variabel (V), yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah, tidak tetap keadaannya.

4. Kondisi

Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya ber-buat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.

5. Tujuan.

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.

Impilikasi manajerial

Proses pengambilan keputusan dalam partisipatif dalam manajerial yang baik. Rendahnya kemampuan seseorang  akan berpengaruh terhadap perolehan dukungan dari masyarakat khususnya dukungan dalam mengambil keputusan yang dikeluarkan seseorang terkait dengan kebijakan dan rencana pengembangan lingkungannya